Manual PAIA

1. Lista de Acrónimos y Abreviaturas

1. 1.1 “CEO” significa el Director Ejecutivo de STOICFX (PTY) LTD;
2. 1.2 “DIO” significa el Oficial de Información Adjunto de STOICFX (PTY) LTD;
3. 1.3 “IO” significa el Oficial de Información de STOICFX (PTY) LTD;
4. 1.4 “Ministro” significa Ministro de Justicia y Servicios Correccionales de la República de Sudáfrica;
5. 1.5 “PAIA” significa la Ley de Promoción del Acceso a la Información No. 2 de 2000 (modificada);
6. 1.6 “POPIA” significa la Ley de Protección de Información Personal No. 4 de 2013;
7. 1.7 “Regulador” significa el Regulador de Información; y
8. 1.8 “República” significa la República de Sudáfrica.

2. Propósito del Manual PAIA

1. 2.1 Este Manual PAIA sirve como un recurso valioso para el público, ofreciendo información crucial sobre los registros mantenidos por nuestra organización. Proporciona los siguientes beneficios clave:
   1. Transparencia de Registros Disponibles: El Manual identifica los registros que están automáticamente disponibles para el público sin necesidad de presentar una solicitud formal bajo la Ley de Promoción del Acceso a la Información (“PAIA”). Esto permite a las personas determinar rápidamente qué información está fácilmente disponible;
   2. Orientación sobre Solicitud de Acceso: El Manual ofrece instrucciones completas sobre cómo presentar una solicitud de acceso a registros. Esto incluye una descripción detallada de los temas sobre los cuales el organismo mantiene registros, así como las categorías específicas de registros relacionados con cada tema;
   3. Cumplimiento Legislativo: El Manual detalla los registros que son accesibles de acuerdo con otra legislación aplicable, asegurando así la transparencia y el cumplimiento de los requisitos regulatorios;
   4. Información de Contacto: Incluye todos los detalles de contacto relevantes para el Oficial de Información y el Oficial de Información Adjunto, quienes están designados para ayudar al público a acceder a los registros que buscan. Esto facilita la comunicación directa para cualquier consulta o asistencia necesaria;
   5. Guía para Usar PAIA: El Manual proporciona una descripción de la guía emitida por el Regulador, que explica cómo utilizar efectivamente PAIA. También describe cómo las personas pueden obtener acceso a esta guía;
   6. Procesamiento de Información Personal: El Manual aclara si el organismo procesa información personal, detallando el propósito de dicho procesamiento así como una descripción de las categorías de sujetos de datos involucrados y los tipos específicos de información procesada;
   7. Categorías de Sujetos de Datos: Elabora sobre las diversas categorías de sujetos de datos y la información asociada o categorías de información que el organismo mantiene;
   8. Destinatarios de Información: El Manual especifica los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes se puede divulgar información personal, asegurando que las personas estén informadas sobre el acceso potencial de terceros a su información;
   9. Transferencias Internacionales de Datos: Aborda si el organismo tiene planes de transferir o procesar información personal fuera de la República de Sudáfrica, junto con detalles sobre los destinatarios o categorías de destinatarios que pueden recibir esta información; y
   10. Medidas de Seguridad: Finalmente, el Manual describe las medidas de seguridad implementadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal que se procesa. Esto asegura a las personas que se han establecido salvaguardas apropiadas para proteger sus datos.
2. 2.2 Al proporcionar esta visión general completa, el Manual PAIA mejora la conciencia pública y la comprensión de sus derechos de acceso a la información, promoviendo así la transparencia y la responsabilidad dentro de nuestra organización.
3. 2.3 Si tiene alguna pregunta o requiere más asistencia con respecto a la información contenida en este manual, no dude en comunicarse. Su participación es vital para fomentar una relación abierta e informada con nuestro organismo.

3. Detalles de Contacto Clave para Acceso a Información de STOICFX (PTY) LTD

1. 3.1 Oficial Principal de Información

   Nombre: Zachary Estes

   Tel: 0311002202 (VoIP)

   Correo: [email protected]

2. 3.2 Oficial de Información Adjunto

   Nombre: Michael Talento

   Tel: 7607050423

   Correo: [email protected]

3. 3.3 Acceso a Información – Contactos Generales

   Correo: [email protected]

4. Oficina Nacional o Principal

5. Guía sobre Cómo Usar PAIA y Cómo Obtener Acceso a la Guía

1. 5.1 El Regulador ha, de acuerdo con la sección 10(1) de la Ley de Promoción del Acceso a la Información (“PAIA”), según enmendada, revisado y hecho accesible la Guía actualizada sobre cómo utilizar PAIA (en adelante denominada la “Guía”). Esta Guía se presenta en un formato claro y fácilmente comprensible, adaptado para satisfacer las necesidades de las personas que buscan ejercer sus derechos bajo tanto la PAIA como la Ley de Protección de Información Personal (“POPIA”).

   Las revisiones tienen como objetivo asegurar que todos los usuarios, independientemente de su familiaridad con la terminología legal, puedan comprender fácilmente los procedimientos y derechos que se les otorgan. Este enfoque proactivo refleja el compromiso del Regulador de promover la transparencia y empoderar a las personas para acceder a la información de una manera que sea eficiente y fácil de usar.

   Si requiere más detalles o asistencia para navegar la Guía, no dude en contactarnos. Estamos aquí para apoyarlo en el ejercicio efectivo de sus derechos.

2. 5.2 La Guía antes mencionada incluye una descripción completa de los siguientes elementos clave –
   1. Objetivos de PAIA y POPIA: Una articulación clara de los objetivos y propósitos tanto de la Ley de Promoción del Acceso a la Información (“PAIA”) como de la Ley de Protección de Información Personal (“POPIA”);
   2. Información de Contacto: La Guía proporciona las direcciones postales y físicas, números de teléfono y fax, y, cuando estén disponibles, las direcciones de correo electrónico de:
      1. el Oficial de Información de cada organismo público, y
      2. cada Oficial de Información Adjunto de cada organismo público y privado designado en términos de la sección 17(1) de PAIA y sección 56 de POPIA;

         ¹ Sección 17(1) de PAIA – Para los propósitos de PAIA, cada organismo público debe, sujeto a la legislación que rige el empleo del personal del organismo público concernido, designar el número de personas como oficiales de información adjuntos que sean necesarios para hacer el organismo público tan accesible como sea razonablemente posible para los solicitantes de sus registros.

         ² Sección 56(a) de POPIA – Cada organismo público y privado debe hacer provisión, de la manera prescrita en la sección 17 de la Ley de Promoción del Acceso a la Información, con los cambios necesarios, para la designación de tal número de personas, si las hubiera, como oficiales de información adjuntos según sea necesario para desempeñar los deberes y responsabilidades establecidos en la sección 55(1) de POPIA.

   3. Procedimientos de Solicitud: Instrucciones detalladas sobre la manera y forma requerida para solicitar:
      1. acceso a un registro de un organismo público como se describe en la sección 11; y
      2. acceso a un registro de un organismo privado como se especifica en la sección 50;

         ³ Sección 50(1) de PAIA – Se debe dar acceso a un solicitante a cualquier registro de un organismo privado si –

         1. ese registro es requerido para el ejercicio o protección de cualquier derecho;
         2. esa persona cumple con los requisitos de procedimiento en PAIA relacionados con una solicitud de acceso a ese registro; y
         3. el acceso a ese registro no se rechaza en términos de cualquier motivo de rechazo contemplado en el Capítulo 4 de esta Parte.
   4. Asistencia de Oficiales de Información: Información sobre la asistencia disponible del Oficial de Información de un organismo público en relación con tanto PAIA como POPIA;
   5. Apoyo del Regulador: Orientación sobre la asistencia disponible del Regulador bajo tanto PAIA como POPIA;
   6. Recursos Legales: Una visión general completa de los recursos legales disponibles para abordar cualquier acto o falta de acción concerniente a derechos o deberes conferidos por PAIA y POPIA. Esto incluye instrucciones sobre cómo presentar lo siguiente:
      1. una apelación interna;
      2. una queja al Regulador; y
      3. una aplicación a un tribunal;
   7. Disposiciones Regulatorias: Las regulaciones establecidas bajo la sección 92.
3. 5.3 Los miembros del público son bienvenidos a inspeccionar o solicitar copias de la Guía en las oficinas de organismos públicos y privados, así como en la oficina del Regulador, durante las horas normales de trabajo.
4. 5.4 La Guía también se puede obtener –
   1. a solicitud al Oficial de Información;
   2. del sitio web del Regulador https://www.justice.gov.za/inforeg/
5. 5.5 Además, una copia de la Guía está disponible para inspección pública en dos idiomas oficiales – inglés y afrikáans – durante las horas normales de oficina, asegurando la accesibilidad para una amplia gama de personas.

6. Categorías de Registros de STOICFX (PTY) LTD Que Están Disponibles Sin Que Una Persona Tenga Que Solicitar Acceso

7. Descripción de la Legislación Aplicable a STOICFX (PTY) LTD

8. Descripción de los Temas Sobre los Cuales el Organismo Mantiene Registros y Categorías de Registros Mantenidos Sobre Cada Tema por STOICFX (PTY) LTD

9. Procesamiento de Información Personal

1. 9.1 Propósito del Procesamiento de Información Personal

   El propósito principal del procesamiento de información personal es cumplir con los requisitos regulatorios y mantener la integridad de las transacciones financieras. Esto implica verificar las identidades de los clientes, evaluar la elegibilidad y adecuación, y monitorear activamente posibles fraudes. Además, el procesamiento de información personal es esencial para gestionar y mitigar los riesgos relacionados con las transacciones financieras, asegurando el cumplimiento de las regulaciones contra el lavado de dinero (AML) y conozca a su cliente (KYC). En última instancia, este proceso refuerza la seguridad y confiabilidad de los servicios financieros proporcionados, fomentando un entorno más seguro para todas las partes interesadas.

2. 9.2 Descripción de las Categorías de Sujetos de Datos y de la Información o Categorías de Información relacionadas con los mismos:

   Categorías de Sujetos de Datos	Información Personal Que Puede Ser Procesada
   Clientes	nombre, dirección, números de registro o números de identidad, estado de empleo y detalles bancarios
   Proveedores de Servicios	nombres, número de registro, números de IVA, dirección, secretos comerciales y detalles bancarios
   Empleados	dirección, calificaciones, género y raza

3. 9.3 Los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes se puede suministrar la información personal:

   Categoría de Información Personal	Destinatarios o Categorías de Destinatarios a Quienes Se Puede Suministrar la Información Personal
   Número de identidad y nombres, para verificaciones criminales	Servicios de Policía Sudafricana
   Calificaciones, para verificaciones de calificaciones	Autoridad de Calificaciones Sudafricana
   Historial de crédito y pago, para información crediticia	Burós de Crédito

4. 9.4 Descripción General de las Medidas de Seguridad de Información a Ser Implementadas por la Parte Responsable para Asegurar la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la Información
   1. Encriptación de Datos;
   2. Antivirus; y
   3. Soluciones Anti-malware.

10. Disponibilidad del Manual

Una copia del Manual está disponible en las siguientes ubicaciones:

1. En stoicfx.com;
2. En la oficina principal de STOICFX (PTY) LTD para inspección pública durante el horario normal de oficina;
3. A cualquier persona a solicitud y previo pago de una tarifa prescrita razonable; y
4. Al Regulador de Información a solicitud.

Una tarifa por una copia del Manual, como se contempla en el anexo B de las Regulaciones, será pagadera por cada fotocopia de tamaño A4 realizada.

11. Actualización y Enmiendas del Manual

El Departamento de Cumplimiento de STOICFX (PTY) LTD es responsable de actualizar y enmendar este Manual según sea necesario. Este Manual será revisado anualmente y actualizado para reflejar cualquier cambio en la legislación, estructura organizacional o prácticas de gestión de registros.